探討醫藥倉儲盤點中的問題及解決辦法

盤存的意義:盤點是指為確定倉庫內或其他場所內所現存藥品的實際數量，而對藥品的現存數量加以清點。倉庫是一個物流的中心，一切的藥品收發都必須經過倉庫的流轉，倉庫必須在平時的工作中做到單據齊全，有據可查，倉庫的工作就是真實全面的反映實物的流轉過程。

一、倉庫盤點的作用主要有以下幾點：

　　1、減少差錯發生
　　藥品因不斷地收發，日子久了難免發生差額與錯誤，盤點可以確保藥品的現存數量，并糾正帳物不一致的現象，不會因為賬面的錯誤而影響正常的藥品配送。
　　2、為檢討藥品管理的績效，進而從中加以改進
　　例如呆賬、報損多少，藥品的保管與養護，藥品的貯存周轉率等等，經過盤點可以認定并加以改善。
　　3、計算損益
　　企業的損益與藥品庫存有密切的關系，而藥品庫存金額的正確與否有賴于存量與單價的正確性。因此為求得損益的正確性，必須加以盤點以確知藥品現存數量。
　　4、對遺漏的訂貨可以迅速采取訂購措施
　　
　　采購部門因工作疏漏而漏下的訂單，通過盤點，可以加以補救。
　　倉庫的賬務與實物，一般來講必須做到日清月結，但在大多數企業，作到每天動態盤點的可能性很小，主要原因是銷售訂單沒有截止時間及條件限制，還有一個重要的原因就是工作量太大，企業所給予的人力物力不能完成這項繁重的工作。
　　為盡可能的做到帳務與實物的一致，并與財務要求保持一致，財務部一般會要求倉庫每月盤點一次，以滿足會計核算的要求，而有效的盤點必須每個季度財務部倉儲部會同盤點一次，并以半年度盤點和年底盤點最為重要。
　　盤點是一頂日常工作，是賬務與實物之間的一個銜接點，當發現賬務與實物出現差異的時候，就要查明原因，做出處理結果，不同的差異原因得出不同的處理結果，主要的處理結果有品規批號的調整，盤盈盤虧等。
　
二、當前盤存中存在的問題

　　在倉庫盤點的實際操作中卻存在著種種問題，造成盤點中的差錯。眾所周之，倉庫盤點要做到賬賬相符、賬實相符，盤點中的數據不準確將直接影響到企業的正常經營。下面列舉一些盤點中容易出現的問題：
　　1、盤點前的準備工作不足以及部門之間的協調
　　除了臨時盤點外，每次周期性或大型盤點前都有許多準備工作要做，如庫位的整理、藥品的拼堆整垛、銷售單的全部揀貨、已驗收藥品的上架、盤點方案及盤點人員的安排等等，而恰恰是這些基礎的工作卻往往得不到重視。
　　（1）庫區擺放混亂，因為盤點中除去倉管員外，還有其他相關部門人員配合，而這些人員對倉庫可能并不熟悉，倉管員在碼放混亂的庫區中極易讓其他人員暈頭轉向。倉管員卻以自身感受代替別人的感受，而由于倉管員自身的能力不一，造成監盤人無法盤點，倉管員有時也忙于查找物品，不但耽誤時間，還容易造成錯誤。
　　
　　（2）銷售出庫單截止時間，確定盤點時間后，倉儲人員未同相關人員協調好單據的截止期限，沒有及時鎖庫造成倉管員忙于揀貨、盤點表數據與實際不一致等。
　　（3）藥品的收貨、由于采購部無法控制在途藥品的到達，在盤點的過程會有人員停上工作進行收貨，造成盤點中斷或失去有效監盤。
　　（4）盤點人員的安排混亂。盤點前無詳細的盤點計劃，人員分工混亂，這在盤點時就會產生一人身兼數職，而有些人卻又無所事事。有的庫區早早盤完，有的卻遲遲不見動靜，甚至有的庫區無人監盤，也容易造成漏盤和數據的不準確性。
　　
　　2、盤點中的問題
　　（1）相關部門人員的監督不力。配合盤點的相關部門人員往往認為事不關己，加上對庫區不熟悉，草草走個過場。倉管員有意隱瞞或過于自信，在盤點中快速帶過。
　　（2）臨時的進出貨。在盤點時盡量讓倉庫處在靜止狀態中。但在企業實際運營中必不可免的會出現臨時的進出貨，處理不當既影響運營又造成盤點數據錯誤
　　（3）盤點中的數據錯誤。盤點時一次盤過還是會有差錯，無論人員如何認真還是會出現，尤其是在交叉盤點時。交叉盤點因雙方對藥品擺放位置不熟而錯盤，甚至于自己的庫區也由于種種原因出現錯盤，未能做到見物盤物。
　　3、盤點后的分析
　　倉庫盤點后給人的感覺往往是輕松的，但盤點分析卻是最重要的環節。各類倉庫對庫存物品都會有相應允許的盤點差異，往往讓盤點人員在做分析時當成救命的稻草。帳實、帳賬差異會有多種原因，不能簡單的因為差異數在允許范圍內而一筆帶過。企業的運營中也有一些不規范之處，造成盤點人員將差異歸咎于流程或部門之間的標準上。
　　
三、對倉庫盤存中出現問題的解決辦法

　　1．部門配合：一個正常的經營企業他的物流是時刻變動的，是一個動態的指標，而企業盤點的目的，就是要查出某一個時間點的庫存量，而庫存量卻是一個靜態的指標，這就形成了一個矛盾，這就要求銷售部門和倉儲部門在盤點期間暫時停止藥品的收發運作，達到倉庫所需要的無變動狀態。
　　所以在盤點期間，即使銷售出貨照常進行，也要將銷售所需藥品提前揀貨結束，以達到倉庫藥品的靜態。
　　2．人員配置：倉庫的盤點必須配備一定的人員，參與盤點的人員必須具備一定識別和計量藥品的能力，對于盤點工作，同時各部門還要有相應的監督機制，除倉管員以外，其他部門的人員也必須參與盤點，比如質管部、銷售部和財務部，監盤人員需要檢查庫存品名規格批號數量，財務部不僅要對品名規格批號數量進行監督，還要對庫存的價值進行計算，質管要對在盤點過程中發現的問題進行風險評估，各部門人員的共同參與，一定程度上還增強了盤點人員的隊伍，加速了盤點工作的進行。
　　
　　3．盤點時間：倉庫的盤點時間一般選擇在月底的最后一天，當然也會由于臨時的需要進行月中盤點。選擇在月底盤點的優勢很多
　　第一，月底盤點與倉庫每月結賬時間保持一致，更利于查找差異，分析差異原因；第二，月底盤點與財務結賬保持了數據的共享與協調，提高了數據的使用效率；第三，月底盤點為銷售各項數據報表與財務月報表提供了真實有說服力的數據；第四，月底盤點后的數據真實可靠，為下月倉庫數據的準確性提供了相應的保障。
　　4．前期準備：對盤點前的藥品，倉庫管理員應該提前做準備。第一，將同一類別，品名的藥品放在一起，以便于盤點工作的順利進行；第二，檢查藥品卡的收發結存記錄，并核對實物數量；
　　5．詳細記錄：盤點人員在盤點期間，必須認真核對實物的品名，規格，批號，生產廠家，生產日期及有效期，做到準確無誤，對中藥飲片、中藥材、原料藥或輔料，還要借助一定的計量工具如電子稱等計量工具進行計量，進行專門的稱量計算。對于貴細藥材，還要進行重點記錄，精確計量。
　　6．復盤：根據概率論原理，同一工作失誤犯第二次的可能性是很低的。在進行第一次盤點以后，有條件的企業還要對經過盤點的實物進行復盤，復盤一般采取交叉盤點，以提高數據的準確性，減少工作中的失誤。
　　
　　7．查找差異原因：盤點結束以后，相同的品名要將賬存數量與盤點數量相比較得到差異，如果差異率超過企業的規定的范圍，就必須對差異做出說明與原因分析，差異在合理的范圍內，也需要分析差異原因，最后調整帳務，做到賬實相符，在這里需要提示的一點就是當差異未找出原因時建議加倍投入人力找出原因后再在系統中解鎖允許銷售開單，如果確認無法找到原因也不要輕易以盤盈盤虧來草率調整，可以單獨記錄并允許有一段持續查找的時間，也許在后續的查找過程中會發現原因或找到藥品。
　　8．臨時事件處理辦法：倉庫在盤點期間，如果碰到必須的藥品收發，比如急需的供應商送貨，藥品的入庫及客戶送貨，通行的做法是可以將收發的單據日期推后一天（到達下一個月份），并對入庫的藥品進行隔離處理（不參與盤點），對出庫的成品在發貨前盤點（需參與盤點），目的就是在這種緊急情況發生時，避免造成帳務的混亂和實物的不相符，保持帳務邏輯關系的順暢。
　　綜(zong)上所述，倉(cang)儲是(shi)物流(liu)的(de)(de)(de)(de)根本所在，一切(qie)藥品的(de)(de)(de)(de)流(liu)轉都(dou)需經(jing)過倉(cang)庫，而現在各企(qi)業都(dou)強調大(da)物流(liu)的(de)(de)(de)(de)概念，這(zhe)就(jiu)使(shi)得盤點工作尤其(qi)重要(yao)(yao)。盤點工作對維護企(qi)業配(pei)送的(de)(de)(de)(de)及時準確(que)，發現問(wen)題(ti)，分析原(yuan)因，處理問(wen)題(ti)，改進工作方面有著相當重要(yao)(yao)的(de)(de)(de)(de)意義，并為會計信(xin)息(xi)匯總(zong)歸集的(de)(de)(de)(de)準確(que)性提(ti)供了相應(ying)的(de)(de)(de)(de)保(bao)障(zhang)，對了解(jie)企(qi)業資產狀況，物流(liu)狀態(tai)提(ti)供了第一資料，為公司決策機構(gou)提(ti)供了有力(li)的(de)(de)(de)(de)信(xin)息(xi)來源。